Wichtig, aber häufig vernachlässigt: E-Mail-Archivierung im Unternehmen

E-Mail-Archivierung ist nicht gleich Backup

Ein Backup ermöglicht es, Daten zu sichern und diese im Bedarfsfall wiederherzustellen. Die ständige Verfüg- und vor allem die Wiederauffindbarkeit von E-Mails ist damit allerdings nicht gewährleistet. Bei einem Backup können E-Mails unmittelbar nach dem Eingang gelöscht oder verändert werden und so der Sicherung entgehen. Dies wird bei einer Archivierung verhindert.

 

Aufbewahrungspflichten

In Deutschland gelten für Unternehmen Aufbewahrungspflichten, zum Beispiel nach § 257 HGB und § 147 AO. Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Unternehmen, die nach Steuer- und Handelsrecht zur Buchführung und Aufzeichnung verpflichtet sind.

 

Datenschutz: Unterstützung bei der DSGVO-Umsetzung

Mit dem Inkrafttreten der DSGVO haben sich für Unternehmen neue Anforderungen im Hinblick auf den transparenten Umgang mit Daten ergeben. Als Teil der Gesamtstrategie Datenschutz trägt eine strukturierte E-Mail-Archivierung dazu bei, diese Anforderungen zu erfüllen. Die DSGVO verpflichtet etwa dazu, auf Nachfrage Auskunft über gespeicherte beziehungsweise verarbeitete persönliche Daten zu geben. Mit einer E-Mail-Archivierungsoftware, die das Durchsuchen und auch Exportieren von E-Mails und Dateianhängen ermöglicht, können solche Anfragen effizient und zuverlässig bearbeitet werden.

 

Business Continuity

Business Continuity ist eine Herausforderung, der sich praktisch jeder IT-Verantwortliche stellen muss. Serverausfall, Datenverlust – ein sorgfältig gepflegtes E-Mail-Archiv hilft, den geregelten Ablauf schnell wiederherzustellen.

 

Anforderungen an eine Mailarchivierungslösung

  • Einfache Installation und Betrieb Ein gutes E-Mail-Archiv muss ohne großen Aufwand und Pflege seinen Job verrichten.
  • Archivierung existierender E-Mails Nicht nur frisch ein- und ausgehende, sondern auch bestehende Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Mailboxes und Dateien sollten mit der Lösung archivieren werden können.
  • Nutzerfreundlichkeit Will man die Möglichkeiten eines Mailarchivs voll ausschöpfen, sollten die Mitarbeiter ohne große Hürden auf alle (archivierten) E-Mails zugreifen können.
  • Kompatibilität Mit der Wahl einer Mailarchivierungslösung sollte man sich nicht auf bestimmte Mailprogramme, Formate oder ähnliches festlegen müssen.
  • Rechtssicherheit/Revisionssicherheit Es ist wichtig, dass die Unveränderbarkeit und Vollständigkeit von E-Mails und Anhängen jederzeit gegeben ist. Auch Manipulationssicherheit von Speicherung und Export sowie eine zuverlässige Protokollierung müssen sichergestellt sein.
  • Zertifizierung Die Archivierungslösung sollte GoBD-konform und nach IDW PS 880 zertifiziert sein.

 

Wir informieren Sie gerne über die Möglichkeiten - sprechen Sie uns an!