Maximale IT-Leistungsfähigkeit und Cybersecurity sind heute wesentliche Schlüsselkomponenten für Unternehmen. Während große Konzerne oft über die notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen verfügen, um diese Anforderungen zu erfüllen, stehen mittelständische Unternehmen vor der Aufgabe, mit begrenzten Mitteln Schritt zu halten. An dieser Stelle kommen verwaltete IT-Dienstleistungen ins Gespräch.
Durch die Auslagerung komplexer oder wiederkehrender IT-Aufgaben wie Netzwerk- und Infrastrukturmanagement, Backup-Lösungen und Daten-Restaurierung sowie die fortlaufende Überwachung und Modernisierung von IT-Sicherheitssystemen, ermöglichen sie es Unternehmen, ihre internen Technologie-Teams zu entlasten, operative Kosten zu senken und sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren. Gleichzeitig profitieren sie von der Expertise spezialisierter IT-Dienstleister und sichern höchste IT-Sicherheitsstandards. Erfahren Sie in den folgenden Passagen, wie Managed IT-Services besonders für KMUs eingeführt werden können und worauf bei der Auswahl eines Dienstleistungsanbieters zu achten ist.
Managed IT-Services sind gewinnbringend
In der modernen, schnelllebigen Geschäftswelt ist es für Unternehmen notwendig, sich dem rasanten technologischen Fortschritt anzupassen. Ob Digitalisierung, Automatisierungsprozesse, AI-Technologien, Cloud-Computing oder das Internet der Dinge – moderne Technologien verbessern nicht nur die Leistungsfähigkeit und Produktivität. Sie sind auch entscheidend, um langfristig konkurrenzfähig und profitabel zu bleiben, wie viele Untersuchungen aus den vergangenen Jahren belegen, darunter die Untersuchung „Performance-Treiber 2024“ von Staufen.
Gerade der Mittelstand steht jedoch vor besonderen Herausforderungen, wenn es darum geht, diese innovativen Technologien zu implementieren. Eine der größten Barrieren sind die begrenzten Ressourcen. Während große Unternehmen oft über umfangreiche Kapitalreserven und spezialisierte Fachkräfte verfügen, sieht die Lage für mittelständische Unternehmen meist anders aus. Der bestehende Mangel an qualifiziertem Personal, Budgetrestriktionen sowie strukturelle, strategische und kulturelle Barrieren bewirken, dass viele Betriebe nicht in der Lage sind die Möglichkeiten moderner Technologie vollständig auszuschöpfen.
Für mittelständische Unternehmen stellt sich daher die Herausforderung: Wie können sie trotz dieser Einschränkungen mit größeren Mitbewerbern Schritt halten?
Die Antwort liegt in verwalteten IT-Dienstleistungen.
Managed IT-Services: Eine Definition!
Unter verwalteten IT-Dienstleistungen versteht man technologische Services, die an ein externes Technologieunternehmen, einen sogenannten verwalteten Dienstleister (MSP), übertragen werden. Dieser übernimmt die Verantwortung für die technologische Infrastruktur und technischen Abläufe eines Unternehmens. Das Hauptziel der Managed IT-Services besteht darin, durch das Bereitstellen spezialisierter Expertise und Ressourcen die Effizienz, Betriebsstabilität und Schutz der IT-Umgebung der Kunden sicherzustellen. Außerdem entlasten sie ihre hausinternen Technologieteams und stellen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie branchenspezifischer Compliance-Anforderungen sicher, ohne dass sie selbst hohe Investitionen in technisches Personal oder unternehmenseigene Infrastrukturen tätigen müssen.
Ein Blick auf Managed IT-Services: Die Dienstleistungen von Managed Service-Providern!
Dies sind die wichtigsten Managed IT-Services, welche durch die Dienstleister übernommen werden können:
- IT-Infrastrukturmanagement: Managed-Service-Provider verantworten die Kontrolle, Administration und proaktive Wartung von Servern, Netzwerken und Endgeräten – so funktionieren alle Systeme reibungslos und Ausfallzeiten werden minimiert.
- Cloud-Services: Das meint die Zurverfügungstellung, Verwaltung und Optimierung von Cloud-Infrastrukturen, wie Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS). Dies befähigt Unternehmen, ihre IT-Ressourcen flexibel zu erweitern und von beliebigen Standorten auf ihre Geschäftsdaten und Geschäftsanwendungen zu zugreifen.
- Backup und Disaster Recovery: Ein wesentlicher Bestandteil von Managed IT-Services ist das Management von Datensicherungs- und Disaster-Recovery-Lösungen. Diese Dienste stellen sicher, dass die Geschäftsdaten turnusmäßig gesichert werden und im Falle eines Datenverlustes oder eines IT-Sicherheitsereignisses schnell rekonstruiert werden können.
- IT-Sicherheit: Dies umfasst neben der Bedrohungserkennung und Vulnerabilitätsanalysen auch Awareness-Trainings und die Einführung von Sicherheitsvorkehrungen wie Firewalls und Virenschutzsoftware. Außerdem bieten die Dienstleister oft auch Dienstleistungen zur Reaktion auf IT-Sicherheitsvorfälle und zur Rekonstruktion nach Internetangriffen an, um die Datensicherheit und die Business-Kontinuität zu gewährleisten.
- Remote Monitoring und Management (RMM): Managed Service Provider bieten zudem RMM an, um die IT-Systeme eines Unternehmens rund um die Uhr zu überwachen. Dies ermöglicht eine proaktive Instandhaltung und schnelle Reaktion auf mögliche Probleme, bevor sie zu schwerwiegenden Störungen führen.
- Helpdesk- und Support-Services: Hier bieten Managed-Service-Provider bei technischen Problemen und Fragen Unterstützung für Endbenutzer, was die Effizienz und Produktivität der Angestellten erhöht. Dieser Service stellt sicher, dass IT-Probleme schnell gelöst werden.
- Update- und Patch-Management: Viele Managed-Service-Provider kontrollieren das regelmäßige Update- und Patch-Management von Software und IT-Strukturen, um sicherzustellen, dass alle Anwendungen auf dem aktuellsten Stand sind und Sicherheitslücken eliminiert werden. Dies trägt bei zur Aufrechterhaltung der Systemsicherheit und Betriebssicherheit und schützt vor identifizierten IT-Schwachstellen und IT-Attacken.
- Netzwerk- und Kommunikationsdienste: Managed-Service-Provider schließen oft die Betreuung von Netzwerkstrukturen, VPNs und VoIP-Systeme ein und gewährleisten somit eine verlässliche und sichere Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
- IT-Beratung und Strategie: Managed-Service-Provider begleiten Unternehmen dabei, ihre IT-Strategien zu entwickeln und umzusetzen, um die Geschäftsziele zu erreichen und Konkurrenzvorteile zu erzielen.
Aber ist IT-Outsourcing nicht dasselbe?
Managed IT-Services oder klassisches Outsourcing: Die zentralen Unterschiede auf einen Blick!
Im Wesentlichen sind Managed IT-Services und traditionelles Outsourcing beide Ansätze zur Auslagerung von IT-Dienstleistungen. Allerdings unterscheiden sie sich erheblich in Reichweite, Anpassungsfähigkeit und Dienstleistungsmodell. Hier sind die wesentlichen Unterschiede:
1. Umfang der Dienstleistungen:
| Managed IT-Services | Klassisches Outsourcing |
| Managed IT-Services umfassen eine vielseitige Auswahl vorausschauend verwalteter IT-Dienstleistungen, darunter Infrastrukturoptimierung, Cloud-Services, Backup, IT-Sicherheit, Fernüberwachung, Helpdesk, Update-Management, Netzwerkservices und IT-Beratung. Absicht ist die ganzheitliche Unterstützung und Optimierung des IT-Betriebs. | Beim traditionellen IT-Outsourcing liegt der Fokus auf spezifischen IT-Aufgaben wie Datacenter-Management, Softwareentwicklung oder IT-Support, um Einsparungen zu erzielen, ohne die komplette IT-Infrastruktur zu verwalten |
2. Service-Modell und Management:
| Managed IT-Services | Klassisches Outsourcing |
| Managed IT-Services basieren auf der Grundlage von Service-Level-Agreements (SLAs), die eindeutige Leistungskennzahlen und Qualitätsstandards definieren. Vorausschauendes IT-Handling mit kontinuierlicher Überwachung und präventiver Wartung. | Beim herkömmlichen IT-Outsourcing handelt es sich um ein reaktives, projektbasiertes Modell. Drittanbieter übernehmen konkrete Aufträge, strategische IT-Planung bleibt beim Unternehmen. |
3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
| Managed IT-Services | Klassisches Outsourcing |
| Managed IT-Services bieten flexible und skalierbare Konzepte, die sich rasch an ändernde Unternehmensbedürfnisse anpassen. | Weniger flexibel, Langzeitverträge und spezifische Tätigkeiten behindern Modifikationen an veränderte Business-Bedürfnisse. |
4. Kostenstruktur:
| Managed IT-Services | Klassisches Outsourcing |
| Managed IT-Services haben eine transparente Kostenstruktur basierend auf Abonnement-Modell. Dies erleichtert die Budgetplanung und vermeidet unerwartete Kosten. | Beim klassischen IT-Outsourcing variieren die Kosten je nach Größe und Zeitrahmen der Projekte, oft vorhabenorientiert oder nach Aufwand, was zu schwer kalkulierbaren Kosten führen kann. |
Implementierung von Managed IT-Services im Mittelstand!
Die Implementierung von Managed IT-Services erfordert gründliche Planung und eine strukturierte Herangehensweise. Hier sind die wesentlichen Etappen, die berücksichtigt werden sollten:
Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung
Zunächst sollten mittelständische Unternehmen eine detaillierte Bedarfsanalyse durchführen. Ziel ist es, die konkreten IT-Bedürfnisse des Unternehmens zu erkennen und klare Ziele für die Einführung von Managed Services zu definieren. Mögliche Fragen könnten sein:
- Welche IT-Prozesse sollen externalisiert werden?
- Welche firmeninternen Kapazitäten sind vorhanden?
- Welche Service-Level-Agreements (SLAs) sind erforderlich?
Schritt 2: Auswahl eines passenden Managed-Service-Providers
Die Auswahl des richtigen Managed-Service-Providers (MSP) ist ausschlaggebend für das Gelingen von Managed IT-Services. Dabei sollten mittelständische Unternehmen diese Kriterien berücksichtigen:
- Praxiswissen und Expertise: Der MSP sollte über belegbare Erfahrung im Bereich Managed Services verfügen, am besten in ähnlichen Industrien.
- Flexibilität und Erweiterbarkeit: Der Dienst sollte anpassbar und skalierbar sein, um mit dem Zuwachs und den Veränderungen des Unternehmens mithalten zu können.
- Technik und Innovation: Der MSP sollte moderne Technologien verwenden und kontinuierlich in Innovationen investieren, um den Unternehmen immer die optimalen Konzepte bieten zu können.
Schritt 3: Planung und Umsetzung
Nach der Entscheidung eines passenden Managed-Service-Providers beginnt die detaillierte Planungsstufe. Diese beinhaltet:
- Ausarbeitung eines Implementierungsplans mit deutlichen Zwischenzielen und Verantwortlichkeiten.
- Training der Mitarbeiter, um den Wechsel zu den Managed IT-Services störungsfrei zu organisieren.
- Aufbau einer Kommunikationsstruktur zwischen dem Unternehmen und dem MSP, um eine effiziente Koordination zu gewährleisten.
Schritt 4: Monitoring und Optimierung
Nach der Implementierung ist es essenziell, die Leistungen der Managed IT-Services fortlaufend zu überwachen. Regelmäßige Überprüfungen und Reports helfen, die Servicequalität zu evaluieren und Verbesserungen einzuleiten. Ein gutes Monitoring-System ermöglicht es, Probleme rechtzeitig zu identifizieren und zu beheben.
Fazit: Maximale IT-Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen!
Der nicht aufzuhaltende Wandel zur digitalen Transformation und automatisierten Prozessen stellt KMUs vor immense Chancen und zugleich noch nie dagewesene Schwierigkeiten, wie etwa die Erfordernis, mit limitierten Ressourcen mithalten zu können, die IT-Sicherheit zu gewährleisten und die Unternehmensproduktivität zu steigern. Durch die Implementierung von Managed IT-Services können diese Schwierigkeiten jedoch wirkungsvoll gemeistert werden.
Managed IT-Services gestatten es Firmen, auf fachkundige Expertise und modernste Technologien zuzugreifen, ohne hohe Investitionen in eigenes Personal und IT-Strukturen tätigen zu müssen. Dies führt nicht nur zu einer deutlichen Steigerung der IT-Effizienz und IT-Sicherheit, sondern auch zu einer deutlichen Reduktion der Ausgaben und einer effizienteren Verwendung der Mittel.
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