Wird Microsoft 365 Copilot unsere Arbeitswelt auf den Kopf stellen?

Microsoft 365 Copilot ist verfügbar! In diesem Artikel nehmen wir das neue Tool unter die Lupe: Was ist der Copilot? Für was für Apps ist er verfügbar? Wie kann das KI-Tool im Alltag helfen? Welche Vorteile hat es? Und natürlich klären wir ebenso die Fragestellung, wie viel es kostet sowie welche Lizenz nötig ist. Kurzum: In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über den neuen KI-Assistenten aus dem Hause Microsoft wissen müssen.

Das aktuellste Produkt aus dem Hause Microsoft wird beworben mit dem Slogan „Ihr Copilot für die Arbeit“. Das Programm heißt knapp und deutlich: Copilot. Dahinter versteckt sich ein Gehilfe, der auf künstlicher Intelligenz (KI) beruht sowie anwendungsübergreifend in die Microsoft 365 Suite eingebunden ist. Wie genau das klappt und was das neue Tool kann, das schauen wir uns in diesem Artikel an.

Welche Funktionen liefert Microsoft 365 Copilot?

Vereinfacht ausgedrückt bringt Microsoft 365 Copilot eine leicht nutzbare KI direkt in die Microsoft-Anwendungen, also an den „Point of Work“. Damit bietet Microsoft 365 Copilot Echtzeitunterstützung sowie personalisierte Empfehlungen direkt in Apps wie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook für jede Menge verschiedene, individuelle Verwendungsfälle. Mit dieser Kompetenz, Muster zu erfassen sowie Fehler vorherzusagen, kann Copilot Arbeitsabläufe erheblich verbessern und die Effektivität elementar erhöhen.

Doch es ist vielmehr als bloß eine Einbindung von ChatGPT in die Microsoft-Welt: Das Tool kann die Inhalte des Nutzers selbst zu einem der optimalsten Produktivitätswerkzeuge verwandeln, indem es diese auf neue Weise verzahnt, analysiert und verwertbar macht. Eine zwanzigseitige PowerPoint-Präsentation mit den zentralen Inhalten des gegenwärtigen Geschäftsberichts generieren, welcher im Word-Format gegeben ist? Eine Sache von Sekunden mit Microsoft 365 Copilot.

Was kann Copilot in welcher M365-App?

Microsoft 365 Copilot ist für eine Menge von Apps in der Microsoft 365 Suite verfügbar. Im Folgenden sind ein paar der wichtigsten Apps und die Funktionen zusammengefasst, die der Copilot in ihnen jeweils bietet:

• Word: Im Textverarbeitungsprogramm Word kann Copilot gebraucht werden, um Texte zu schreiben – bedarfsweise auch inhaltlich auf Basis anderer Dokumente, z. B. einer Übersicht eines Geschäftsberichts, welcher als PDF gegeben ist. Copilot kann außerdem Fließtext-Inhalte als Tabelle präsentieren, Zusammenfassungen verfassen, Texte umarbeiten sowie eine automatische Rechtschreibprüfung durchführen. Zudem gibt Copilot Formatierungsvorschläge und Vorlagenempfehlungen basierend auf dem Dokumenttyp und -inhalt. Darüber hinaus untersucht der Copilot in Word Schreibstil und Lesbarkeit und liefert passende Verbesserungsvorschläge.
• PowerPoint: In PowerPoint kann Copilot bestehende Präsentationen resümieren, vereinzelte Folien verbessern oder auf Wunsch animieren und automatisch geeignete Sprechernotizen erzeugen. Zudem kann Copilot Designempfehlungen für Folienlayouts sowie Präsentationsstile aushändigen und die optische Konsistenz prüfen. Er kann Vorschläge zur Verbesserung des Designs leisten und Inhalte selbstständig an verschiedene Bildschirmgrößen wie auch -formate anpassen.
• Excel: Im Tabellenkalkulationsprogramm Excel kann Copilot Daten auf den Punkt bringen und diese anschaulich visualisieren sowie formatieren – aussagekräftige Diagramme oder Tabellen aus Daten lassen sich so in Sekundenschnelle erzeugen. Der Copilot unterstützt auch bei der Generierung von Formeln sowie der Analyse und Interpretation komplexer Tabellenkalkulationen. Ebenfalls sehr nützlich: Er besitzt eine Fehlererkennung und -korrektur bei Formeln sowie Funktionen.
• Outlook: Copilot in Outlook kann geeignete Mailtexte aufsetzen – ob mit oder ohne Kontext (Mailverlauf). Ebenso kann Copilot bei der automatischen Erstellung von Antwortvorlagen sowie oftmals genutzten Textbausteinen helfen sowie Vorschläge zur Terminplanung oder Verbesserung von Kalenderereignissen liefern.
• OneNote: In OneNote kann Copilot Texte zusammenfassen sowie Aufgabenlisten schlau ableiten für eine optimierte Produktivität. Obendrein liefert Copilot Vorschläge für die Strukturierung und Kategorisierung von Notizen. Außerdem sehr hilfreich: Handschriftliche Notizen wandelt Copilot innerhalb von Sekunden in Textform um.

Die Funktionen geben lediglich einen minimalen Einblick in die Optionen, welche der Microsoft 365 Copilot für die gängigsten Anwendungsbereiche der Microsoft 365 Suite bereitstellt. Inwieweit die personalisierten Empfehlungen in der Realität dazu beitragen, die Effektivität und die Qualität der Arbeitsleistung zu verbessern, wird sich in Zukunft zeigen – dazu liegen derzeit noch keine hinreichenden Erfahrungswerte vor.

Was kostet Microsoft Copilot?

Die negative Nachricht zuerst: Nein, Copilot ist nicht im verfügbaren Microsoft 365 Abo inklusive. Es ist eine extra Lizenz nötig, um den neuartigen integrierten KI-Assistenten verwenden zu können.

Ab jetzt ist der Copilot für Microsoft 365 für Unternehmen jeglicher Größenordnung zugänglich. Microsoft erklärt, dass es keine Mindestanzahl an Anwendern gibt – sogar ein einzelner Anwender ist genug. Der Preis pro Benutzer liegt bei 30 US-Dollar. Allerdings ist ein bestehender Vertrag mit „Microsoft 365 Business Premium“ oder „Business Standard Customers“ notwendig. Auch Firmenkunden der Enterprise-Versionen Office E3 und E5 haben die Möglichkeit, den Copilot einzusetzen. Zusätzliche Möglichkeiten bestehen für besondere Verträge mit Bildungseinrichtungen und über das Microsoft-Cloud-Solution-Provider-Partner-Netzwerk.

Welche Vorteile bietet Copilot in der Praxis?

Noch ist der Copilot zu „frisch“, um äußern zu können, welche Nutzen er im Praxiseinsatz wirklich bringt. Generell lässt sich aber sagen, dass der Vorgang, künstliche Intelligenz mit den Microsoft-Apps zu verbinden, etliche Nutzen bereithalten kann:

• Steigerung der Arbeitsproduktivität: Durch die Automation von Routineaufgaben wie auch die Zurverfügungstellung von präzisen Handlungsempfehlungen bringt der Copilot Mitarbeitern die Chance, sich auf anspruchsvollere und kreative Aufgaben konzentrieren zu können. Damit unterstützt er eine Umgebung, die Innovation sowie kritische Denkprozesse fördert.
• Reduzierung menschlicher Fehler: Indem der Copilot auf potenzielle Fehlerquellen hinweist und präventive Problemlösungen vorschlägt, kann er zur Minimierung von menschlichen Fehlentscheidungen beitragen. Die rechtzeitige Entdeckung und Beseitigung von Unregelmäßigkeiten garantiert eine höhere Datenintegrität und hilft, Verzögerungen oder Fehlschlüsse in den Arbeitsvorgängen zu umgehen.
• Anpassungsfähigkeit und Optimierung: Der Copilot überwacht kontinuierlich die Leistung und die Verwendung der M365 Apps und passt sich den sich wechselnden Anforderungen an. Durch die Zurverfügungstellung von immer fortlaufenden Optimierungsvorschlägen hilft er Unternehmen dabei, die Arbeitsprozesse anzupassen und ihre Effizienz dauerhaft zu steigern.

In unserer Zeit, in der die Bedeutung von Effizienz sowie Produktivität für den Gewinn eines Unternehmens unbestreitbar ist, kann der Microsoft 365 Copilot für M365 Apps zu einem echten „Gamechanger“ werden. Durch die intelligente Beihilfe, die präventive Fehlerbehebung und kontinuierliche Optimierung kann der Copilot den Arbeitsgang auf ein innovatives Niveau der Leistungsfähigkeit anheben.

Möchten auch Sie das Beste aus den M365 Apps herausholen und sich mit Copilot eine Welt voller Möglichkeiten und Chancen für Ihr Unternehmen eröffnen? Dann geben Sie uns gerne schon heute Bescheid, wenn wir Sie bei Ihrem Kurs in eine innovative Arbeitswelt unterstützen dürfen.