Wichtig, aber häufig vernachlässigt: E-Mail-Archivierung im Unternehmen

E-Mail-Archivierung ist nicht gleich Backup

Ein Backup ermöglicht es, Daten zu sichern und diese im Bedarfsfall wiederherzustellen. Die ständige Verfüg- und vor allem die Wiederauffindbarkeit von E-Mails ist damit allerdings nicht gewährleistet. Bei einem Backup können E-Mails unmittelbar nach dem Eingang gelöscht oder verändert werden und so der Sicherung entgehen. Dies wird bei einer Archivierung verhindert.

Aufbewahrungspflichten

In Deutschland gelten für Unternehmen Aufbewahrungspflichten, zum Beispiel nach § 257 HGB und § 147 AO. Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Unternehmen, die nach Steuer- und Handelsrecht zur Buchführung und Aufzeichnung verpflichtet sind.

Datenschutz: Unterstützung bei der DSGVO-Umsetzung

Mit dem Inkrafttreten der DSGVO haben sich für Unternehmen neue Anforderungen im Hinblick auf den transparenten Umgang mit Daten ergeben. Als Teil der Gesamtstrategie Datenschutz trägt eine strukturierte E-Mail-Archivierung dazu bei, diese Anforderungen zu erfüllen. Die DSGVO verpflichtet etwa dazu, auf Nachfrage Auskunft über gespeicherte beziehungsweise verarbeitete persönliche Daten zu geben. Mit einer E-Mail-Archivierungsoftware, die das Durchsuchen und auch Exportieren von E-Mails und Dateianhängen ermöglicht, können solche Anfragen effizient und zuverlässig bearbeitet werden.

Business Continuity

Business Continuity ist eine Herausforderung, der sich praktisch jeder IT-Verantwortliche stellen muss. Serverausfall, Datenverlust – ein sorgfältig gepflegtes E-Mail-Archiv hilft, den geregelten Ablauf schnell wiederherzustellen.

Anforderungen an eine Mailarchivierungslösung

  • Einfache Installation und Betrieb Ein gutes E-Mail-Archiv muss ohne großen Aufwand und Pflege seinen Job verrichten.
  • Archivierung existierender E-Mails Nicht nur frisch ein- und ausgehende, sondern auch bestehende Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Mailboxes und Dateien sollten mit der Lösung archivieren werden können.
  • Nutzerfreundlichkeit Will man die Möglichkeiten eines Mailarchivs voll ausschöpfen, sollten die Mitarbeiter ohne große Hürden auf alle (archivierten) E-Mails zugreifen können.
  • Kompatibilität Mit der Wahl einer Mailarchivierungslösung sollte man sich nicht auf bestimmte Mailprogramme, Formate oder ähnliches festlegen müssen.
  • Rechtssicherheit/Revisionssicherheit Es ist wichtig, dass die Unveränderbarkeit und Vollständigkeit von E-Mails und Anhängen jederzeit gegeben ist. Auch Manipulationssicherheit von Speicherung und Export sowie eine zuverlässige Protokollierung müssen sichergestellt sein.
  • Zertifizierung Die Archivierungslösung sollte GoBD-konform und nach IDW PS 880 zertifiziert sein.

Wir informieren Sie gerne über die Möglichkeiten – sprechen Sie uns an!

Share on facebook
Share on linkedin
Share on xing
Share on pinterest
Share on email
Laptop auf dem ein Baustein mit E-Mail-Symbol steht

Kontakt

Was für Sie auch interessant sein könnte

Weitere Artikel

Drei Flaggen der Europäischen Union
Ratgeber

Neue EU-Standarddatenschutzklauseln veröffentlicht

Die EU-Kommission hat aktualisierte Standardvertragsklauseln für die Umsetzung der Anforderung einer Beauftragung einer Auftragsverarbeitung und Standarddatenschutzklauseln für den Transfer personenbezogener Daten in einem Drittland veröffentlicht.

Neuigkeiten

Herzlich Willkommen: Unsere neuen Auszubildenden

Das neue Ausbildungsjahr hat begonnen. Wir sind stolz darauf, auch in diesem Jahr wieder neue Auszubildende bei uns begrüßen zu dürfen. Herzlich Willkommen Nils, Hendrik (Foto), Adrian und Alexander (schon in der Berufsschule).

Jetzt für den Newsletter anmelden

Ihre Anmeldung konnte nicht gespeichert werden. Bitte versuchen Sie es erneut.
Ihre Anmeldung war erfolgreich.

Newsletter

Wir verwenden Sendinblue als unsere Marketing-Plattform. Wenn Sie das Formular ausfüllen und absenden, bestätigen Sie, dass die von Ihnen angegebenen Informationen an Sendinblue zur Bearbeitung gemäß den Nutzungsbedingungen übertragen werden.