Effektives Aufgabenmanagement: Für welche Unternehmen ist der Microsoft Planner sinnvoll?

Microsoft Planner ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Programm, welches Unternehmen dabei hilft, Aufgaben und Projekte optimierter zu planen wie auch zu beobachten. Es ist einfach zu bedienen und ermöglicht es, die Arbeit effizienter zu organisieren. Für wen die Cloud-Software-Methode interessant ist, was der Microsoft Planner genau kann und ob sie DSGVO-konform ist, lesen Sie in dem aktuellen Artikel.

Zusammenarbeit simpel gemacht: Das ist das Ziel von Microsoft Planner. Das Programm gibt den Usern eine Möglichkeit in die Hände, mit welcher sie die Teamarbeit sowie alle anfallenden Aufgaben bequem verwalten und überblicken können. Mit Planner kann ein Team einfach neue To-dos erstellen, Aufgabenstellungen organisieren sowie zuordnen, Dokumente freigeben, gegenwärtige Aufgaben im Livechat besprechen sowie sich über Fortschritte auf dem Laufenden halten. Kurz gesagt: Mit dem Planner von Microsoft kann man Tätigkeiten erstellen, zuweisen sowie verfolgen. Ebenfalls lassen sich Notizen wie auch Anhänge ergänzen, um die Tätigkeit noch besser zu organisieren.

Den Microsoft Planner zu benutzen ist eine großartige Gelegenheit, um die Leistungsfähigkeit im Unternehmen zu verbessern. Es ist ein simples sowie intuitives Programm, das jedem Team nützen kann, Tätigkeiten zu konzipieren, zu ordnen wie auch zu verfolgen. Mit dem Microsoft Planner lassen sich Aufgaben in strukturierte Auflistungen segmentieren und Fälligkeitsdaten festlegen, die Nutzer immer klar im Blick haben und an deren Einhaltung sie über individualisierbare Benachrichtigungen erinnert werden.

Microsoft Planner ist für alle Business-Abonnenten von Microsoft 365 kostenlos verfügbar. Das Tool ist erhältlich sowohl für Windows als auch für Mac, als Web-Anwendung für den Browser und ebenso für mobile Endgeräte (Android & iOS).

Die Eigenschaften von Microsoft Planner im Check:

  • Visuelle Struktur von Arbeit, Aufgaben & Terminen
  • Verwaltung sämtlicher Tätigkeiten zentral an einem Ort
  • Organisation von Teamarbeit
  • Zuweisung von Aufgaben
  • Entwurf von Kanban-Boards mit detaillierten Aufgabenkarten
  • Interaktion und Austausch mit anderen Benutzern
  • Hinzufügen und Freigeben von Dateien
  • Generierung und Erfüllung von Checklisten
  • Statusverfolgung über visuelle Diagramme
  • Sichere Datenspeicherung in der Microsoft Cloud
  • Gebührenfrei verfügbar für Business-Abonnenten von Microsoft 365

Welche Vorteile bietet Microsoft Planner?

Ist Microsoft Planner an und für sich das selbe wie Microsoft To-Do? Ganz eindeutig: Auf keinen Fall. Microsoft To-Do ist auch eine Software-Lösung von Microsoft, in der Tat ist diese mehr als simple To-Do-Liste für Einzelpersonen passend. To-Do ist in dessen Komplexität und in dessen Eigenschaften deutlich minder weitschweifig und außerdem nicht für Gruppenarbeit geeignet. Der Microsoft Planner hingegen ist ideal geeignet für Projekte von kleineren bis mittelgroßen Teams. Für hochkomplexe Projekte und besonders große Teams bietet es sich möglicherweise eher an, die Option Microsoft Project Online einzusetzen, da der Planner dort irgendwann an die Limitierungen gelangt.

Microsoft Planner unterstützt übrigens agile Arbeitsweisen wie Kanban oder Scrum. Es bietet zum Beispiel ein Kanban-Board, auf dem sich Arbeiten ganz mühelos per Drag & Drop hin- und herschieben lassen. Sein volles Potential entfaltet die Lösung, wenn es im Team gebraucht wird. Speziell für kleine und mittelständische Firmen kann Planner eine Möglichkeit sein, die Produktivität zu erhöhen wie auch die Kommunikation im Team deutlich zu verbessern.

Gleichsetzen lässt sich das Aufgabentool aus dem Hause Microsoft am ehesten mit Software-Lösungen wie Trello, Asana oder Jira. Im Unterschied zu den besagten hat der Planner aber den großen Vorteil, dass er übergangslos integrierbar ist in das Microsoft-Ökosystem – es gibt daher gegebene Schnittstellen zu Outlook, SharePoint wie auch Microsoft Teams. Für Firmen, welche also schon eines oder mehrere jener Tools verwenden, ist der Planner eine intelligente Ergänzung ihrer Softwarelandschaft. Auch weil der Gebrauch als Inhaber eines Business, Enterprise oder auch Education Office 365-Abonnements gratis ist, sodass keine zusätzlichen Lizenzkosten aufkommen für den Einsatz von Microsoft Planner als Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool.

… und wie ist das mit dem Datenschutz bei Einsatz von Planner?!

Wer darüber nachdenkt, den Microsoft Planner als Aufgabenplaner zu benutzen, ist mit Sicherheit ohnehin bereits Microsoft 365 Kunde und hat sich mit den damit eintreffenden Datenschutzthematiken auseinandergesetzt. Für alle 365-Abonnenten, welche sich der Angelegenheit DSGVO bis jetzt nicht gewidmet haben, sei an dieser Stelle klar angemerkt, dass sie dies dringend machen sollten, insofern ein Einsatz von Microsoft 365 ohne bestimmte Handlungen nicht unbedingt rechtlich in Ordnung ist gemäß europäischem Recht.

Wir empfehlen allen Microsoft 365-Usern unbedingt eine Risikobewertung zu machen sowie außerdem im Hinblick auf den Datenschutz eine strikte Konfiguration des Services vorzunehmen. Soll bedeuten: Deaktivieren Sie unbedingt alle Dienste, die Sie nicht zwingend brauchen. Und, was weitaus komplexer, doch umso notwendiger ist: Deaktivieren Sie alle Dienste, welche nicht auf EU-Servern gehostet werden.

Wer bereits die Hausaufgaben gemacht hat, der kann beim Einsatz von Planner beruhigt aufatmen: Die Daten von Microsoft Planner werden in Irland und/oder den Niederlanden gelagert, dementsprechend innerhalb der EU. Ein minimales Restrisiko dafür, dass womöglich personenbezogene Daten gesetzeswidrig an amerikanische Strafverfolgungsbehörden übertragen werden, bleibt dennoch. Jener Punkt ist aber bei Einsatz der Alternativlösungen zu Planner, also Trello, Asana und Co., ganz vergleichbar.

Sie haben Fragen oder möchten die Lösung gerne einsetzen? Wir sind für Sie da!
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