Milch kaufen, Geburtstagspräsent für Anne kaufen, Rechnung Stadtwerke bezahlen, Angebot Musterfirma versenden – bis Montag! Der Alltag wimmelt von zu erledigenden Tätigkeiten, welche es im Gedächtnis zu behalten gilt. Um dabei nichts Wichtiges zu vergessen, eignen sich intelligente Todo-Listen oder bunte Klebezettel, auf welchen wir alle überfälligen Tasks niederschreiben können. Wer es eher online mag, dem stehen eine ganze Menge von „Todo-Listen-Apps“ zur Verfügung. Wir schauen uns heute die Lösung Microsoft To-Do einmal genauer an – und vergleichen sie mit seinem größten Mitbewerber Todoist.
In dieser vielschichtigen Welt, welche beständig und flächendeckend unsere Aufmerksamkeit verlangt, wirkt es quasi ausgeschlossen, sich alles merken zu können. Die Lösung, um Ordnung in dieses Chaos zu bringen: Todos aufschreiben und untereinander in Listenform vereinen – bereit, abgehakt zu werden. Todo-Listen lassen sich ganz herkömmlich auf dem Papier in einem Block oder digital erstellen. Wer die Todo-Listen von verschiedenen Devices aus einsehen und ausführen können möchte, dem seien Todo-Listen-Apps empfohlen. Jene Tools helfen dabei, keine Aufgabe mehr zu vergessen und versprechen mehr Produktivität und Organisation im Alltag.
Aus psychologischer Sichtweise ist es enorm nützlich, überfällige Angelegenheiten aufzuschreiben – so können wir den Gedanken erst einmal ignorieren und uns mit mehr Konzentration und ganzer Aufmerksamkeit unserer aktuellen Angelegenheit widmen, anstatt simultan zu versuchen, etliche Punkte im Kopf zu behalten. Einmal in einer Todo-Auflistung abgelegt, ist es also, als wenn wir im Task-Manager unseres Gehirns unnütze Vorgänge beenden und so unsere Arbeitsspeicher-Leistung optimieren. Gleichzeitig hat ein Abhaken von Punkten auf einer Todo-Auflistung natürlich ein äußerst befriedigendes Gefühl! Es bringt Transparenz, lässt uns produktiv fühlen plus beflügelt uns, die kommenden Aufgaben mit Elan anzugehen.
Was kann Microsoft To-Do?
„Wunderlist“ galt lange als das beste Tool rund um Aufgaben-Listen. Doch inzwischen ist die Applikation nicht mehr verfügbar. Der Grund: Microsoft kaufte Wunderlist auf und ließ das Wissen der Lösung in die eigene To-Do-Listen-Lösung einfließen.
Microsoft To-Do ist ein nützliches Werkzeug, das einem dabei behilflich ist, Tasks zu arrangieren sowie zu priorisieren. To-Do ist ebenso nützlich, um Termine sowie Erinnerungen zu erstellen. Es gibt die Software-Option für den Webbrowser, als native Windows- plus macOS-Anwendung sowie als App (Android plus iOS).
Innerhalb von Microsoft To-Do lassen sich ganz problemlos Aufgabenstellungen einrichten und erledigen. Um ebenso im Kollektiv gemeinsam tätig sein zu können, kann man den Tasks auch Bearbeiter zuordnen. Des Weiteren kann man Tasks nach Wichtigkeit, Erstellungsdatum oder anderen Kriterien sortieren. Für bestmöglichen Komfort lassen sich ebenso Anmerkungen und Anhänge an Tasks fixieren. Selbstverständlich ist es ebenso möglich, Tasks mit Deadlines zu bestücken plus sich Hinweise einzustellen. In einer Liste werden einem übersichtlich sämtliche Todos angezeigt – für einen noch besseren Gesamtüberblick kann man diese anhand von Gruppen bündeln wie auch ordnen.
Vorzüge von Microsoft To-Do:
- Einfache Einbindung in Microsoft 365 (z. B. zu Microsoft Outlook & Planner)
- Kostenlos für alle Inhaber eines Microsoft-Zugangs
- Automatische Synchronisation von Tasks über das Office 365-Konto (wenn gewünscht)
- Apps für alle Geräte & Betriebssysteme verfügbar
Nachteile von Microsoft To-Do:
- Mehrere Konten werden akzeptiert, können aber nicht vereinheitlicht werden (d. h. man muss unter den Konten tauschen)
- Das Teilen von Listen zwischen persönlichen Konten und Businesskonten wird nicht akzeptiert
- Bei etlichen Aufgaben kann man den Überblick verlieren
Microsoft To-Do im Vergleich zu Todoist
Todoist wurde exakt wie Microsoft To-Do entwickelt, um Aufgaben überschaubar im Blick zu haben und selbige wirksam ausführen zu können. In der Funktionsvielfalt sind die beiden Tools sehr vergleichbar – Todos anlegen, Hinweise einstellen, Fälligkeitsdatum angeben, Prioritäten setzen, Kommentare schreiben und Co. sind in beiden Softwares vergleichbar machbar.
Im Gegensatz zu To-Do ist Todoist allerdings nicht vollständig kostenfrei. Es gibt eine kostenfreie Version, allerdings können in dieser gratis Version keine Notizen hinzugefügt werden – dies ist bloß in der kostenpflichtigen Premium-Version möglich. Wer also den gleichen Funktionsumfang wie bei To-Do von Microsoft haben möchte, muss bei Todoist bezahlen. Hierfür erhält er dann aber auch eine – wie viele Anwender finden – bisschen modernere Benutzeroberfläche, wobei das selbstverständlich immer Geschmackssache ist.
Ergänzender Nachteil für Todoist im Unterschied zu To-Do: Es gibt kaum so nahtlose Integrationsmöglichkeiten in bereits existierende Microsoft-Anwendungen wie Outlook. Wer sowieso schon Microsoft-Office-Produkte im Einsatz hat, für den ist To-Do deshalb empfehlenswert. Und wer mit To-Do an seine Grenzen stößt, für den ist nicht Todoist eine mögliche Option, sondern eher das Programm Microsoft Planner, da Todoist von der Funktionsvielfalt nicht mehr bietet als To-Do, auch wenn dieses gebührenpflichtig ist.
Andere Lösungen zu Microsoft To-Do und Todoist sind beispielsweise die Anwendungen „Remember The Milk“, „Any.do“, „TickTick“ und „Trello“.
DSGVO & Microsoft To-Do: Wie und wo werden Daten aus Microsoft To-Do gespeichert?
Wer über den Gebrauch von Microsoft To-Do als Aufgabenplanung nachdenkt plus schon Microsoft 365 nutzt, hat sich sicherlich schon mit den damit einhergehenden Datenschutzherausforderungen auseinandergesetzt. Weil: Der Gebrauch von Microsoft 365 ist per se vorerst nicht DSGVO-standardisiert! Es besteht somit Bedarf zu handeln, um den Arbeitseinsatz nach europäischem Recht gesichert sowie rechtlich valide zu machen. Firmen, welche 365-Abonnenten sind und dies noch nicht getan haben, sollten es also schleunigst nachholen. Was im Detail zu tun ist? Eine Risikoeinschätzung mit einem Datenschutzbeauftragten, eine Abstimmung mit der Compliance Abteilung und eine strikte Konfiguration des Dienstes seitens der IT (Deaktivieren sämtlicher nicht zwingend notwendiger Services und sämtlicher Dienste, welche nicht auf EU-Servern gehostet werden).
Wer bereits seine Hausarbeiten getätigt hat, der kann beim Gebrauch von To-Do entspannt durchatmen: Microsoft To-Do benutzt „Exchange Online“ zur Speicherung und Synchronisierung der Daten und selbige befinden sich auf deutschen Servern. Heißt konkret: Bei Anwendung von Microsoft To-Do werden sämtliche Aufgaben in einem Exchange Online-Postfach gesichert, indem zum Beispiel auch Mails und Kontakte sind. Für einen Datenschutz ist das vorteilhaft, dass für Exchange schon mehrere Compliance- wie auch Sicherheitsregeln gelten angesichts des Datenverkehrs.
Die Datenübertragung findet bei To-Do übrigens bloß verschlüsselt statt. Ein kleines Restrisiko dafür, dass eventuell personenbezogene Daten gesetzeswidrig an amerikanische Ermittlungsbehörden übermittelt werden, bleibt jedoch beim Einsatz von To-Do bestehen – hiergegen bringt bloß Abhilfe, äußerst wenig oder im Optimalfall keine vertraulichen Daten in der Task-Management-Anwendung zu sichern.
