Microsoft SharePoint ist eine internetbasierte Zusammenarbeits- und Dokumentenmanagementplattform, welche von Microsoft erschaffen wurde. Sie wird von Firmen unterschiedlichster Größe benutzt – von kleineren über mittelständische Betriebe bis hin zu Konzernen – und bietet eine Reihe von Features wie Dokumentenablage sowie -freigabe, Diskussionsforen, Blogs, Wikis, Kalender und Aufgabenverwaltung. Was genau SharePoint ist und für wen sich die Option rentiert, nehmen wir in diesem Blog-Beitrag unter die Lupe.
Die Lösung SharePoint aus dem Hause Microsoft wurde 2001 als innere Collaboration-Plattform für Microsoft erschaffen und ist seit 2003 als Bestandteil des Microsoft Office-Systems erhältlich. SharePoint ist eine Plattform, welche Unternehmen selbst erstellen wie auch pflegen können. In einer SharePoint-Umgebung werden Beiträge wie Dateien, Webseiten, Dokumente oder Informationen abgespeichert und gemeinsam genutzt. Die Plattform selbst kann hausintern oder außerhalb (oder eine Komposition aus beidem) genutzt werden.
SharePoint kann entweder als webbasierte Applikation im Rahmen einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) eingesetzt werden oder als On-Premise-Art auf einem privaten Server oder in einer privaten Cloud gehostet werden. Details zu den gegenwärtigen Plänen & Preisen sind an dieser Stelle zu finden.
So lässt sich der SharePoint nutzen
Microsoft SharePoint als internetbasiertes Zusammenarbeitstool kann von Unternehmen aller Größen genutzt werden. Es ermöglicht es, Inhalte, Dokumente sowie Dateien zu erzeugen, zu editieren wie auch zu speichern.
Die Software wurde eigentlich entworfen, um Intranets zu erzeugen, aber mittlerweile wird sie auch für Extranets sowie Intranet-Internetseiten verwendet. Darüber hinaus können Nutzer mit SharePoint ebenso an Online-Meetings beteiligt sein sowie Dokumente gemeinsam bearbeiten, was die Teamarbeit optimiert und vereinfacht. Mithilfe der Suche lassen sich im SharePoint schnell und mühelos wesentliche Informationen finden – egal, ob es sich um eine Datei, ein Schreiben oder einen Internetseiten-Link handelt.
SharePoint kann außerdem für eine Menge von anderen Zwecken verwendet werden, wie etwa der Automatisierung von Arbeitsprozessen oder dem Dokumentenmanagement, der Aufgabenverwaltung und Planung.
Die größte Stärke von SharePoint ist ungeachtet dem in den vergangenen Jahren stark gestiegenem Funktionsumfang immer noch das Anlegen von Intranets und vergleichbaren Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren plus allem, was dazu zählt (Benutzerprofile, Kommentare usw.).
Kurzum: SharePoint ist eine leistungsstarke Webseite, die Unternehmen dabei hilft, Inhalte sowie Dokumente effektiv zu verwalten und zu teilen.
Die zentralen Funktionen von SharePoint zusammengefasst:
- Unternehmensprozesse automatisieren
- Daten sichern, teilen sowie in Kooperation bearbeiten
- Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erstellen
- Informationen in Art von Blog, Intranet, Wiki & Co. bereitstellen
- Einbindung in weitere Microsoft-Office-Anwendungen
Warum sollte ich SharePoint nutzen?
Wie wir nun wissen, ermöglicht SharePoint es seinen Benutzern, Inhalte zu generieren, zu organisieren sowie zu teilen. Die Plattform bietet eine zentrale Stelle, an der Projektteams Informationen tauschen sowie an Projekten arbeiten können. Verwendet man SharePoint als Intranet, verbessert dies die Kommunikation und bietet außerdem die Chance, Wissen innerhalb des Unternehmens schnell, effektiv sowie nachhaltig weiterzugeben.
Damit bringt der SharePoint etliche Vorteile für Firmen, darunter:
- Optimierte Teamarbeit und Kommunikation
- Erhöhte Produktivität
- Flexible sowie anpassbare Lösung
- Verbesserte Dokumentenverwaltung
- Verbesserte Sicherheit und Kontrolle
Wie können Sie Ihre Daten in Microsoft SharePoint sichern?
Der Schutz Ihrer Daten ist von entscheidender Bedeutung. Speziell, wenn Sie ein kleineres oder mittleres Unternehmen sind, sind Informationen vermutlich Ihr größtes Gut. Die Daten, welche Sie in SharePoint abspeichern, sind das Fundament Ihres Unternehmens, und wenn Sie jene einbüßen, haben Sie eventuell keine Chance, diese wiederherzustellen – die Plattform sollte also in jedem Fall geschützt sein! Es darf nichts verloren gehen und unbefugte Zugriffe sollten umgangen werden.
SharePoint bietet eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen, welche hierfür sorgen, dass die Daten gesichert sind – irrelevant, ob Sie jene in der Cloud abspeichern oder auf Ihrem lokalen Netzwerk. Um mögliche Sicherheitslücken zu unterbinden, empfehlen wir die folgenden Mittel:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Anmeldevorgang zu SharePoint
- Administrator-Konten besonders schützen
- Berechtigungen aufmerksam erteilen
- Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint nutzen
- Mitarbeiterschulung in Sachen Datenschutz
- Richtlinie für die externe Freigabe anlegen
- Externe SharePoint-Nutzer möglichst vermeiden und bei Verwendung überwachen
Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrer Firma einsetzen wollen, sprechen Sie uns gerne an: Wir assistieren Ihnen bei der Umsetzung sowie der SharePoint-Integration in die für Sie wichtigen Microsoft-Produkte. Wir beraten Sie auch, welche Art der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die ideale Entscheidung ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder doch Microsoft SharePoint Online (Office 365).
