Schatten-IT: Die unsichtbare Bedrohung in Ihrem Unternehmen!

Im Zeitalter der voranschreitenden Digitalisierung und der damit kommenden technologischen Dynamik stehen Firmen vor einer Flut neuer Herausforderungen. Eine äußerst tückische und schwer zu fassende Gefährdung, die häufig unentdeckt ist und dabei die IT-Sicherheit und den Datenschutz von Unternehmen gefährdet, ist die Schatten-IT. Aber was verbirgt sich hinter diesem Begriff eigentlich und warum sollten Unternehmen diese Bedrohung ernst nehmen? Stellungnahmen auf diese Fragen bekommen Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

Automatisierung, Cloud-Computing, Big Data, künstliche Intelligenz, Internet der Dinge: Der technologische Fortschritt hat die Businesswelt nachhaltig geändert und Firmen in die Lage versetzt, ihre Geschäftsabläufe zu verbessern, datengetriebene Geschäftsmodelle zu erstellen sowie innovative Produkte oder Dienstleistungen zu kreieren. Ob es um Resilienz, Agilität, Effizienzsteigerung, innovative Wachstumsmöglichkeiten, Nachhaltigkeit oder auch Preisvorteile geht – die Möglichkeiten, welche sich aus der fortschreitenden Entwicklung bahnbrechender Technologien ergeben, sind schier unendlich und eröffnen Firmen bisher ungeahnte Möglichkeiten.

Entsprechend einer gegenwärtigen Studie des Capgemini Research Institutes passen sich etliche Unternehmen dieser Dynamik an und setzen ihren Schwerpunkt auf intelligente Produkte sowie Dienstleistungen, welche auf digitalen Technologien oder künstlicher Intelligenz aufbauen. Rund sieben von zehn Firmen sind der Ansicht, dass sie ohne Investitionen in intelligente Produkte wie auch Services Marktanteile verlieren und Wettbewerbsvorteile riskieren. Es wird erwartet, dass in den nächsten drei Jahren ca. 28 Prozent des Unternehmensumsatzes aus intelligenten Services kommen werden, obwohl es in diesen Tagen durchschnittlich bloß 12 Prozent sind.

Ungeachtet jener Pluspunkte führt die Einführung von innovativen Technologien bzw. Technologietrends auch zu nicht erwarteten Nebenwirkungen, primär in Form von Schatten-IT.

Schatten-IT: Was genau ist Schatten-IT?

Unter Schatten-IT interpretiert man den Gebrauch von nicht autorisierten IT-Instanzen im Rahmen eines Unternehmens, die ohne das Wissen, eine Berechtigung oder die Kontrolle der IT-Abteilung gebraucht werden. Jene nicht autorisierten Systeme oder Tools werden meist von Mitarbeitern eingesetzt, um Arbeitsabläufe zu simplifizieren, die Teamarbeit oder die Ertragsfähigkeit zu steigern, ohne hierbei die potenziellen Risiken in Bezug auf IT-Sicherheit, Compliance oder Datenschutz zu berücksichtigen.
Schatten-IT kann hier sowohl von jeweiligen Mitarbeitern als auch von kompletten Abteilungen eingesetzt werden und enthält sowohl Hardware-Komponenten wie private oder selbst beschaffte Smartphones, Router oder Drucker als auch Software-Komponenten wie Cloud-Dienste, Apps oder selbst entwickelte Anwendungen und Skripte.

Schatten-IT: Die Risiken auf einen Blick!

Die unkontrollierte Nutzung von Schatten-IT stellt eine erhebliche Gefahr für Unternehmen dar und bringt immense Risiken. Ein paar der potenziellen Bedrohungen und Risiken von Schatten-IT sind:

1. Sicherheitsrisiken: Wenn Angestellte Schatten-IT-Tools und -Dienste ohne die Erlaubnis oder das Wissen der IT-Abteilung verwenden, können Sicherheitsbedrohungen entstehen. Die IT-Abteilung hat keinen Überblick über die genutzten Systeme, was wiederum bedeutet, dass Sicherheitslücken unentdeckt bleiben können.
2. Compliance-Risiken: Firmen unterliegen meist branchenspezifischen Regeln und Gesetzen, die spezielle IT-Sicherheitsanforderungen anweisen. Die Verwendung von Schatten-IT kann hierzu führen, dass Firmen diese Vorschriften nicht befolgen, was wiederum zu Bußgeldern oder rechtlichen Konsequenzen führen könnte.
3. Verlust von Daten: Wenn Schatten-IT-Tools sowie -Dienste genutzt werden, die nicht von der IT-Abteilung bewilligt wurden, können sensible Unternehmensdaten in durchaus nicht autorisierten Systemen abgespeichert werden. Wenn jene Systeme nicht gesichert sind oder nicht in gleichen Abständen gewartet werden, existiert ein hohes Risiko, dass diese Daten abhandenkommen oder gestohlen werden.
4. Unzureichender Support: Wenn Mitarbeiter Schatten-IT-Tools oder -Dienste nutzen, die nicht von der IT-Abteilung unterstützt werden, kann das zu technischen Problemen führen. Ohne die Förderung der IT-Abteilung kann es schwierig oder unmöglich sein, Probleme zu beseitigen, was zu einer Störung der Geschäftstätigkeit führen kann.
5. Kosten: Schatten-IT-Tools und -Dienste können kostspielig sein, speziell wenn sie von mehreren Mitarbeitern verwendet werden. Diese Kosten können sich aufsummieren und das Budget der IT-Abteilung strapazieren.
6. Ineffizienz: Wenn Mitarbeiter verschiedene Schatten-IT-Tools und -Dienste verwenden, kann das zu einer ineffizienten Zusammenarbeit leiten. Es kann kompliziert sein, Informationen zu teilen oder zusammenzuarbeiten, wenn jeder Mitarbeiter unterschiedlichste Tools nutzt.

Wirksame Mittel gegen Software-Wildwuchs!

Um die Ausbreitung von Schatten-IT in Unternehmen zu umgehen oder einzudämmen, müssen Unternehmen verschiedene Ansätze verfolgen und dabei sowohl vorbeugende als auch reaktive Strategien in ihre IT-Sicherheitsstrategie integrieren. Ein wichtiger erster Schritt besteht darin, die Erwartungen wie auch Anforderungen der Mitarbeiter zu ermitteln und geeignete, genehmigte Werkzeuge und Anwendungen bereitzustellen, die deren Produktivität unterstützen, ganz ohne die Sicherheit zu riskieren. Andere präventive und reaktive Maßnahmen inkludieren:

• Sensibilisierung und Schulung: Durch kontinuierliche Schulungen sowie Sensibilisierungsmaßnahmen können Arbeitnehmer über die Gefahren der Schatten-IT informiert und ihnen die Bedeutung der Einhaltung von IT-Sicherheitsrichtlinien wie auch IT-Vorschriften gezeigt werden.
• Richtlinien und Prozesse: Unternehmen sollten klare und informative Richtlinien für die Nutzung von IT-Ressourcen und Anwendungen erstellen und regelmäßig aktualisieren. Diese Vorgaben sollten die Benutzung von Schatten-IT explizit ansprechen und entsprechende Sanktionen für Verstöße definieren.
• IT-Audit und Überwachung: Die Umsetzung kontinuierlicher IT-Audits und die Implementierung von Überwachungssystemen können dazu beitragen, eine Nutzung von Schatten-IT und nicht genehmigten Anwendungen aufzudecken plus verdächtige Unternehmungen rasch zu ermitteln.
• Zugangskontrollen und Identitätsmanagement: Firmen sollten stabile Zugangskontrollen und Identitätsmanagement-Systeme implementieren, um zu garantieren, dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu sensiblen Informationen und Systemen haben.
• Offene Kommunikation und Feedback-Kultur: Die Unterstützung einer geöffneten Kommunikations- und Feedback-Kultur, in der Mitarbeiter ermutigt werden, Zweifel bezüglich der IT-Sicherheit auszudrücken und Ideen für Optimierungen zu machen, kann dazu führen, Schatten-IT-Anwendungen proaktiv zu erkennen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln.
• Incident Response und Notfallplanung: Unternehmen sollten Incident-Response-Pläne erstellen, die klare Verantwortungsbereiche sowie Methoden für die Interaktion mit Sicherheitsvorfällen im Kontext mit Schatten-IT definieren. Jene Pläne sollten in regelmäßigen Abständen überprüft und ergänzt werden, um zu garantieren, dass diese auf dem neuesten Stand der Technik sind sowie den sich ändernden Bedrohungen und Gefahren gerecht werden.

Fazit: Chancen nutzen, Risiken minimieren!

Realität ist: Schatten-IT bringt erhebliche Risiken für IT-Sicherheit, Compliance wie auch Datenschutz mit sich. Um diese komplexen Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen, ist eine ganzheitliche und präzise IT-Sicherheitsstrategie erforderlich, die sowohl vorbeugend als auch reaktive Methoden beinhaltet. Durch die gezielte Implementierung solcher Konzepte sind Unternehmen in der Lage, nicht bloß die Gefahren der Schatten-IT weitreichend zu reduzieren, sondern ebenso eine sicherere, bessere sowie produktivere Arbeitsumgebung für ihre Arbeitnehmer zu schaffen.

Wollen auch Sie sich mit einer vollständigen und umfassenden IT-Sicherheitsstrategie vor den Risiken von Schatten-IT schützen? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie uns gerne.