Eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit, ein Arbeitnehmer-Quiz anlässlich des Firmenjubiläums oder aber die Abfrage von Essensvorlieben für ein Fest: Immerzu begegnen einem im (Arbeits-) Alltag leicht verständliche oder aber auch umfangreiche Umfragen. Ein brauchbares Instrument für die Generierung solcher Befragungen ist Microsoft Forms. Mit Microsoft Forms lassen sich verschiedenste Quiz, Fragebögen und Tests erzeugen plus evaluieren. Die Daten können danach bei Bedarf in Microsoft Excel exportiert und dort weiterverarbeitet werden.
Microsoft Forms ist ein cloudbasierter Service, welcher es Nutzern erlaubt, Formulare zu erstellen, auszufüllen wie auch zu untersuchen. Forms kann für eine Menge von Angelegenheiten verwendet werden, zum Beispiel um eine Befragung zur Kundenzufriedenheit auszuführen, einen Test zu generieren oder Feedback von Mitarbeitern zu sammeln. Ein typischer Verwendungszweck ist darüber hinaus die wissenschaftliche Umfrage im Rahmen einer Abschlussarbeit oder zu ähnlichen akademischen Zwecken.
Microsoft Forms ist eine leicht verständliche, aber starke Umfrage- sowie Formular-Erstellungs-App, welche in Office 365 enthalten ist. Es ist ein großartiges Tool für kleinere Firmen, welche einfache Umfragen oder Formulare erstellen wollen, ohne dafür ein externes Programm erwerben zu müssen. Dieses Tool steht sämtlichen Kunden von Office 365 Education wie auch sämtlichen Microsoft 365 Apps for Business-Kunden und ebenso ganz allgemein allen Benutzern mit einem Microsoft-Account (Hotmail, Live oder auch Outlook.com) kostenfrei bereit. Um das Werkzeug verwenden zu können, braucht man sich nur auf der Internetseite forms.office.com anmelden – schon kann man mit der Erstellung von Umfragen, Tests und Abstimmungen beginnen!
Forms überzeugt durch eine nachvollziehbare Benutzerfreundlichkeit und liefert eine Vielzahl von Layouts und Umfrage-Vorlagen mit, die kostenfrei genutzt werden können. Nach der Erstellung einer Umfrage kann man mit einem Link andere auffordern, an der Umfrage teilzunehmen – was mit nahezu jedem Internetbrowser sowie mobilen Gerät machbar ist. Microsoft Forms liefert zudem integrierte Analysen zur Bewertung der bekommenen Antworten und ermöglicht einen Datenexport nach Excel zur weiteren Bearbeitung.
Welche Stärken hat Microsoft Forms?
Für sämtliche Kunden der Microsoft-Welt bietet Forms einen enormen Vorteil: Die Fragebögen sind nahtlos integrierbar in Excel, Teams, SharePoint sowie Co. So können zum Beispiel interne Umfragen unmittelbar in der Teams App beantwortet werden in den entsprechenden Räumen, wo sie benötigt werden.
Mit Forms lassen sich alle erhobenen Daten in Sekundenschnelle in Form von Echtzeitdiagrammen darstellen – so kann man seine Resultate auch optisch ideal analysieren sowie die Ergebnisse weiternutzen, um diese zu zeigen, in Berichten einzufügen, auf der Internetseite einzubinden und so weiter. Außerdem ist Microsoft Forms in der Position, automatische Berichte zu erstellen – wirklich smart! So lassen sich aus den theoretischen Ergebnissen unmittelbar Optimierungen folgern sowie Schlussfolgerungen ziehen.
Warum sollten Sie Microsoft Forms nicht verwenden?
Microsoft Forms ist zwar kostenlos, hat allerdings eine Beschränkung im Umfang. So können Kunden mit Office 365 für Bildungseinrichtungen sowie Microsoft 365 Apps for Business bis zu 200 Formblätter erzeugen, bei denen jedes Formular bis zu 50.000 Antworten erhalten kann. Die aber, die Microsoft Forms-Benutzer über ein Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder Outlook.com) benutzen, können ebenso bis zu 200 Formulare erstellen, hier kann jedes Formular aber wesentlich weniger Stellungsnahme erhalten: Bei gebührenpflichtigen Konten sind es bis zu 1.000 Stellungsnahmen; bei kostenfreien Konten nur bis zu 200 Antworten.
In den meisten Gegebenheiten sollte dies reichen – allerdings ist es ärgerlich, schon viel Mühe in eine Befragung investiert zu haben, um anschließend festzustellen, dass die Möglichkeiten zur Antwort nicht ausreichend sind und man in einem anderen Tool von vorne beginnen muss. Ratschlag für alle, welche regelmäßig Forms einsetzen: Um „Platz“ für Antworten einzusparen, kann man einfach bestehende Antworten vergangener Umfragen in eine Excel-Arbeitsmappe exportieren sowie diese anschließend aus der Befragung löschen.
Weitere Nachteile von Microsoft Forms: Die Umfragen sind nur eingeschränkt anpassungsfähig und es stehen keine zusätzlichen Features zur Verfügung. Außerdem gibt es eine begrenzte Anzahl an Fragen sowie Antwortmöglichkeiten.
Microsoft Forms vs. SurveyMonkey & Co.: Welches Tools ist das Beste?
Anbieter von Umfrage- und Befragungstools gibt es wie Sand am Meer. Microsoft Forms ist da bloß eines von vielen. Der Wettbewerb ist also beachtlich. Zu den am häufigsten verwendeten Tools zählen SurveyMonkey, Doodle, Typeform, Jotform, Lime Survey, LamaPoll wie auch Google Forms.
Während die Funktionsvielfalt bei allen Tools recht ähnlich ist, differieren die Kosten gewaltig! Von kostenfrei bis einigen hundert Euro monatlich ist alles dabei. Hat man gar keine besonderen Anforderungen, genügen kostenlose Methoden wie Microsoft Forms bestimmt aus – nur wenn es speziell wird, ist ein genauer Blick nötig. Aber sofern es nicht nötig ist, ist unser Rat: Sparen Sie sich den mitunter mühsamen Weg durch den Software-Dschungel.
Sicherheit, Datenschutz & Compliance: Das müssen Sie wissen
Sämtlich Fakten aus den Befragungen, welche durch Microsoft Forms erstellt und gesammelt werden, sind auf Servern in den USA und Europa abgespeichert. Für sämtliche Kunden, die ihren Sitz in Europa haben, werden einzig europäische Rechenzentren genutzt, um die DSGVO einzubeziehen. Die Übertragung der Daten erfolgt ausschließlich verschlüsselt.
Dementsprechend kann man sagen: Ja, die DSGVO-konforme Nutzung von Microsoft Forms ist machbar. Allerdings ist zu beachten, dass es bei Microsoft Forms nicht möglich ist, dass ein Administrator relevante Compliance- und Sicherheits-Einstellungen durchführt, sondern vielmehr hat der Ersteller jeder Befragung selbst die Verantwortung, die Umfrage DSGVO-konform zu erstellen.
Generell sollten bei einer Umfrage nur tatsächlich benötigte Daten gesammelt werden – personenbezogene Daten, vor allem sensibler Natur, haben dort nichts zu suchen! Ansonsten ist auch bei anonymisierten Befragungen auf das zu schauen, dass keinerlei Rückverfolgungen zu einer Person denkbar sind – führt man etwa eine Befragung in einem kleineren Team durch, in dem es bloß zwei Männer gibt, so kann die Unbekanntheit ggfs. nicht gewährleistet werden, weshalb die Fragestellung nach Gender gemäß ausgelassen werden müsste.
Des Weiteren ist wichtig zu wissen, dass beim Access zu einer Umfrage, die durch Microsoft Forms erarbeitet wurde, bereits Daten erfasst werden, zum Beispiel die IP-Adresse, bei welcher es sich laut DSGVO um ein personenbezogenes Datum handelt. Leider bietet Microsoft gegenwärtig keinerlei Consent-Management an, das eine Einwilligung zum Platzieren der Cookies anfragt – und dabei verwendet das Tool eine ganze Menge von Cookies! Will man das Programm DSGVO-konform einsetzen, muss man also bezüglich der Cookies und dem Consent-Management selbst Hand anlegen.
Des Weiteren sollte ein zuverlässiger Datenschutzhinweis zu Beginn der Befragung erscheinen. Die erste Fragestellung sollte eine Einwilligung der Personen einholen und beispielsweise folgendermaßen lauten: „Stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der beschriebenen Zwecke zu?“ – und bloß wenn der Teilnehmende ausdrücklich „Ja“ sagt, sollte die Befragung eigentlich beginnen.
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